Polisi Diogelu Data a Chyfrinachedd
Cwmpas
Mae'r polisi hwn yn cwmpasu'r data personol y mae RODMENA LIMITED yn ei drin fel rheolydd ar gyfer ei fusnes ei hun ac fel prosesydd ar gyfer ei gwsmeriaid. Rydym yn cydymffurfio ag UK GDPR a Deddf Diogelu Data 2018. Pan fyddwn yn trin data iechyd a gofal, rydym hefyd yn cymhwyso Egwyddorion Caldicott.
Sut rydym yn cadw data personol yn ddiogel
- Rydym yn casglu dim ond y data personol sydd ei angen ar gyfer tasg.
- Dim ond pobl y mae eu gwaith yn gofyn amdano sy'n cael mynediad, ac rydym yn adolygu'r mynediad hwnnw pan fydd rôl neu gontract yn newid.
- Caiff data personol ei amgryptio wrth gludo. Mae gliniaduron, ffonau a dyfeisiau cludadwy eraill yn defnyddio amgryptio disg lawn.
- Rydym yn cadw data personol cyhyd ag y mae'r diben y gwnaethom ei gasglu ar ei gyfer yn gofyn, ac yna'n ei ddileu'n ddiogel.
- Mae ein Polisi Preifatrwydd yn dweud wrth bobl beth rydym yn ei wneud â'u data.
Prosiectau newydd a newidiadau
Cyn i brosiect, system neu newid sy'n ymwneud â data personol ddechrau, rydym yn cwblhau gwiriad sgrinio. Os yw'r gwiriad yn dangos risg uchel debygol i unigolion, rydym yn cynnal asesiad o'r effaith ar ddiogelu data (DPIA) yn unol â chanllawiau'r ICO cyn i unrhyw brosesu ddechrau. Mae'r Cyfarwyddwr yn cymeradwyo pob DPIA ac yn ei gadw ar ffeil.
Hawliau diogelu data
Gall pobl arfer eu hawliau drwy anfon e-bost at gdpr@rodmena.co.uk, ac rydym yn ateb o fewn mis. Gellir anfon ceisiadau i ddileu data at rtbf@rodmena.co.uk hefyd.
Data iechyd a gofal
Pan fyddwn yn prosesu data'r GIG neu ofal cymdeithasol, rydym yn cymhwyso'r optio allan cenedlaethol o ddata fel y mae'r rheolydd yn ei gyfarwyddo. Rydym yn cwblhau Pecyn Cymorth Diogelwch a Diogelu Data y GIG (NHS Data Security and Protection Toolkit) bob blwyddyn, ac mae'r Ganolfan Ymddiriedaeth yn dangos ein hasesiad presennol.
Torri diogelwch data
Mae unrhyw un sy'n amau achos o dorri diogelwch data, neu achos a fu bron â digwydd, yn dweud wrth y Cyfarwyddwr ar unwaith ac yn anfon e-bost at security@rodmena.co.uk. Mae'r Cyfarwyddwr yn ei gyfyngu, yn cadw'r logiau ac yn cofnodi beth ddigwyddodd, pa ddata a faint o bobl oedd dan sylw, a beth a wnaed. Caiff pob achos o dorri diogelwch a phob achos a fu bron â digwydd ei gofnodi, p'un a oes rhaid rhoi gwybod amdano ai peidio.
Fel rheolydd, rydym yn hysbysu'r ICO o fewn 72 awr i ddod yn ymwybodol o achos o dorri diogelwch sy'n debygol o roi pobl mewn perygl, ac rydym yn dweud wrth y bobl yr effeithir arnynt heb oedi gormodol pan fydd y risg iddynt yn uchel. Fel prosesydd, rydym yn dweud wrth y rheolydd heb oedi gormodol.
Cyfrinachedd
Mae pawb sy'n gweithio i RODMENA yn cadw gwybodaeth bersonol a gwybodaeth cwsmeriaid yn gyfrinachol tra byddant yn gweithio i ni ac ar ôl i'w contract ddod i ben.
Dyfeisiau
- Mae dyfeisiau gwaith yn defnyddio amgryptio disg lawn ac yn cloi'r sgrin yn awtomatig.
- Dim ond os oes ganddo glo sgrin, diweddariadau cyfredol ac amgryptio disg lawn, ac os yw cyfrifon y cwmni arno'n defnyddio dilysu aml-ffactor, y gellir defnyddio ffôn neu gyfrifiadur personol ar gyfer gwaith RODMENA. Mae data'r cwmni'n aros yn apiau'r cwmni ac nid yw'n cael ei gopïo i storfa'r ddyfais ei hun. Gall y Cyfarwyddwr allgofnodi'r ddyfais o gyfrifon y cwmni ar unrhyw adeg.
- Rhoddir gwybod i'r Cyfarwyddwr ar unwaith am ddyfais a gollwyd neu a ddygwyd. Mae'r Cyfarwyddwr yn ei hallgofnodi o gyfrifon y cwmni, yn newid unrhyw gyfrinair neu allwedd a oedd arni ac yn penderfynu a yw'r golled yn achos o dorri diogelwch y mae'n rhaid rhoi gwybod amdano.
- Cyn i ddyfais adael y cwmni, caiff ei storfa ei dileu'n ddiogel neu caiff ei hallwedd amgryptio ei dinistrio. Mae'r Cyfarwyddwr yn cofnodi'r ddyfais, y dyddiad a'r dull yn y gofrestr asedau.
- Nid yw gwaith y cwmni'n cael ei wneud dros Wi-Fi cyhoeddus neu agored oni bai bod y traffig wedi'i ddiogelu, er enghraifft drwy fan poeth y ffôn ei hun.
Cyfrifoldebau ac adolygu
Y Cyfarwyddwr sy'n berchen ar y polisi hwn, a'r Cyfarwyddwr yw arweinydd diogelwch a diogelu data'r cwmni. Caiff y polisi ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn ac ar ôl unrhyw achos o dorri diogelwch data.
Gweler hefyd: Polisi Diogelwch Gwybodaeth · Polisi Preifatrwydd · Canolfan Ymddiriedaeth.