Polisi Diogelu Data a Chyfrinachedd
Cwmpas
Mae'r polisi hwn yn cwmpasu'r data personol y mae RODMENA LIMITED yn ei drin fel rheolydd ar gyfer ei fusnes ei hun ac fel prosesydd ar gyfer ei gwsmeriaid. Rydym yn cydymffurfio ag UK GDPR a Deddf Diogelu Data 2018. Pan fyddwn yn trin data iechyd a gofal, rydym hefyd yn cymhwyso Egwyddorion Caldicott.
Sut rydym yn cadw data personol yn ddiogel
- Rydym yn casglu dim ond y data personol sydd ei angen ar gyfer tasg.
- Dim ond pobl y mae eu gwaith yn gofyn amdano sy'n cael mynediad, ac rydym yn adolygu'r mynediad hwnnw pan fydd rôl neu gontract yn newid.
- Caiff data personol ei amgryptio wrth gludo. Mae gliniaduron, ffonau a dyfeisiau cludadwy eraill yn defnyddio amgryptio disg lawn.
- Rydym yn cadw data personol cyhyd ag y mae'r diben y gwnaethom ei gasglu ar ei gyfer yn gofyn, ac yna'n ei ddileu'n ddiogel.
- Mae ein Polisi Preifatrwydd yn dweud wrth bobl beth rydym yn ei wneud â'u data.
Prosiectau newydd a newidiadau
Cyn i brosiect, system neu newid sy'n ymwneud â data personol ddechrau, rydym yn cwblhau gwiriad sgrinio. Os yw'r gwiriad yn dangos risg uchel debygol i unigolion, rydym yn cynnal asesiad o'r effaith ar ddiogelu data (DPIA) yn unol â chanllawiau'r ICO cyn i unrhyw brosesu ddechrau. Mae'r Cyfarwyddwr yn cymeradwyo pob DPIA ac yn ei gadw ar ffeil.
Hawliau diogelu data
Gall pobl arfer eu hawliau drwy anfon e-bost at gdpr@rodmena.co.uk, ac rydym yn ateb o fewn mis. Gellir anfon ceisiadau i ddileu data at rtbf@rodmena.co.uk hefyd.
Data iechyd a gofal
Pan fyddwn yn prosesu data'r GIG neu ofal cymdeithasol, rydym yn cymhwyso'r optio allan cenedlaethol o ddata fel y mae'r rheolydd yn ei gyfarwyddo. Rydym yn cwblhau Pecyn Cymorth Diogelwch a Diogelu Data y GIG (NHS Data Security and Protection Toolkit) bob blwyddyn, ac mae'r Ganolfan Ymddiriedaeth yn dangos ein hasesiad presennol.
Torri diogelwch data
Mae unrhyw un sy'n amau achos o dorri diogelwch data, neu achos a fu bron â digwydd, yn dweud wrth y Cyfarwyddwr ar unwaith ac yn anfon e-bost at security@rodmena.co.uk. Mae'r Cyfarwyddwr yn ei gyfyngu, yn cadw'r logiau ac yn cofnodi beth ddigwyddodd, pa ddata a faint o bobl oedd dan sylw, a beth a wnaed. Caiff pob achos o dorri diogelwch a phob achos a fu bron â digwydd ei gofnodi, p'un a oes rhaid rhoi gwybod amdano ai peidio.
Fel rheolydd, rydym yn hysbysu'r ICO o fewn 72 awr i ddod yn ymwybodol o achos o dorri diogelwch sy'n debygol o roi pobl mewn perygl, ac rydym yn dweud wrth y bobl yr effeithir arnynt heb oedi gormodol pan fydd y risg iddynt yn uchel. Fel prosesydd, rydym yn dweud wrth y rheolydd heb oedi gormodol.
Cyfrinachedd
Mae pawb sy'n gweithio i RODMENA yn cadw gwybodaeth bersonol a gwybodaeth cwsmeriaid yn gyfrinachol tra byddant yn gweithio i ni ac ar ôl i'w contract ddod i ben.
Freedom of Information
RODMENA is not a public authority under the Freedom of Information Act 2000. Some of our customers are. If anyone asks us for information we hold for a public sector customer, we pass the request to that customer the same working day and do not answer it ourselves. When the customer asks, we give it the information it needs to reply within the Act's deadline of 20 working days.
Dyfeisiau
- Mae dyfeisiau gwaith yn defnyddio amgryptio disg lawn ac yn cloi'r sgrin yn awtomatig.
- Dim ond os oes ganddo glo sgrin, diweddariadau cyfredol ac amgryptio disg lawn, ac os yw cyfrifon y cwmni arno'n defnyddio dilysu aml-ffactor, y gellir defnyddio ffôn neu gyfrifiadur personol ar gyfer gwaith RODMENA. Mae data'r cwmni'n aros yn apiau'r cwmni ac nid yw'n cael ei gopïo i storfa'r ddyfais ei hun. Gall y Cyfarwyddwr allgofnodi'r ddyfais o gyfrifon y cwmni ar unrhyw adeg.
- Rhoddir gwybod i'r Cyfarwyddwr ar unwaith am ddyfais a gollwyd neu a ddygwyd. Mae'r Cyfarwyddwr yn ei hallgofnodi o gyfrifon y cwmni, yn newid unrhyw gyfrinair neu allwedd a oedd arni ac yn penderfynu a yw'r golled yn achos o dorri diogelwch y mae'n rhaid rhoi gwybod amdano.
- Cyn i ddyfais adael y cwmni, caiff ei storfa ei dileu'n ddiogel neu caiff ei hallwedd amgryptio ei dinistrio. Mae'r Cyfarwyddwr yn cofnodi'r ddyfais, y dyddiad a'r dull yn y gofrestr asedau.
- Nid yw gwaith y cwmni'n cael ei wneud dros Wi-Fi cyhoeddus neu agored oni bai bod y traffig wedi'i ddiogelu, er enghraifft drwy fan poeth y ffôn ei hun.
Cyfrifoldebau ac adolygu
Y Cyfarwyddwr sy'n berchen ar y polisi hwn, a'r Cyfarwyddwr yw arweinydd diogelwch a diogelu data'r cwmni. Caiff y polisi ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn ac ar ôl unrhyw achos o dorri diogelwch data.
Gweler hefyd: Polisi Diogelwch Gwybodaeth · Polisi Preifatrwydd · Canolfan Ymddiriedaeth.