Auftragsverarbeitung

RODMENA als Verantwortlicher

Für diese Website und unsere eigene Geschäftskorrespondenz, wie in unserer Datenschutzerklärung dargelegt.

RODMENA als Auftragsverarbeiter

Wo wir im Rahmen eines Vertrags Systeme betreiben oder unterstützen, die personenbezogene Daten Ihrer Nutzer enthalten, ist die Arbeit durch einen unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) (Artikel 28 UK GDPR) geregelt.

Rolle

Ein Auftragsverarbeiter, der für den Kunden mit dem Lernmanagementsystem handelt; dieser ist der Verantwortliche. Die Bedingungen nach Artikel 28 stehen auf der Seite Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Was verarbeitet wird

Die vom System des Kunden bereitgestellte Lernendenkennung als xAPI-Konto aus Homepage und Name sowie die Lernnachweise, die ein Kurs sendet, einschließlich Ergebnissen und Punktzahlen. Kennungen im E-Mail-Format werden abgelehnt.

Art der Speicherung

Die Daten jedes Kunden werden durch Regeln getrennt, die die Datenbank durchsetzt. Datensätze werden im Ruhezustand verschlüsselt, Lernendenkennungen werden nur als schlüsselbasierte Token gespeichert, und Client-IP-Adressen werden niemals gespeichert.

Aufbewahrung

Je Mandant und vertraglich festgelegt. Die Standardwerte sind 1.095 Tage für Registrierungen und Statement-Inhalte, konfigurierbar bis hinunter auf einen Tag.

Optionale Abläufe

Alles innerhalb von RODMENA, ohne neuen Unterauftragsverarbeiter. Aktiviert ein Kunde diese Funktion, werden Dokumente zu gespeichertem Zustand und Lernpräferenzen, die alles enthalten können, was ein Kurs speichert, einschließlich Freitextantworten, nur in eine Richtung in den RODMENA LRS kopiert und dort zusammen mit dem Original oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Auf Anfrage werden Statements für das Nachweispaket mit der LRS-Kopie abgeglichen. Statements, die cmi5 selbst schreibt, können die xAPI-Signatur von RODMENA tragen, die bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei einer Löschung zusammen mit dem Statement entfernt wird.

Webhooks

Wird nur an HTTPS-Endpunkte gesendet, die der Kunde registriert, mit HMAC-SHA256 signiert, und enthält IDs, die der Kunde bereits besitzt, sowie Zeitstempel. Es wird keine Lernendenkennung und kein Lernnachweis gesendet. Ereignisse werden 30 Tage lang aufbewahrt.

Löschung

Die Datensätze eines Lernenden werden in cmi5 sofort pseudonymisiert, das Kopieren seiner Dokumente in den LRS wird beendet und die vorhandenen Kopien werden entfernt, und die Löschung wird mit einer protokollierten Empfangsbestätigung an den RODMENA LRS übergeben, sodass eine einzige Anfrage beide Systeme erreicht. Nach einer Datenbankwiederherstellung wird jede Löschung als Schritt des Wiederherstellungsverfahrens aus versiegelten Aufzeichnungen, die außerhalb der Datenbank aufbewahrt werden, erneut angewendet. Als Grund wird eine Ticketreferenz oder ein Code protokolliert, niemals Freitext über eine Person.

Rückgabe und Löschung

Nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g erfolgt ein Export eines Kunden erst, nachdem eine zweite Person ihn freigegeben hat, wird mit dem eigenen Schlüssel des Kunden verschlüsselt und trägt ein signiertes Manifest jeder Tabelle, die dem Kunden gehört. Am Ende des Vertrags wird jeder Datensatz und jede gespeicherte Objektversion entfernt, und der Kunde erhält ein signiertes, mit Zeitstempel versehenes Löschzertifikat, das angibt, was gelöscht wurde, was aufbewahrt wird und warum, und was es nicht abdeckt: Sicherungen und Protokolle innerhalb ihrer Aufbewahrungsfrist sowie LRS-Daten, für die eine eigene Löschübergabe gilt.

Standort

Dieselbe oben genannte Datenbankebene im Vereinigten Königreich, in Frankreich und in Deutschland, ohne weitere Übermittlung. Kurspakete und Löschprotokolle werden auf unserem Host verschlüsselt, bevor sie in den Objektspeicher hochgeladen werden.

RODMENA hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich. Unsere eigenen Systeme und ihre Daten werden in Vereinigtes Königreich, Frankreich und Deutschland gehostet. Einige Anbieter im Register verarbeiten Daten an anderen Orten: Irland, Vereinigte Staaten und andere Google-Standorte. Kundeninstallationen laufen dort, wo der Kunde es wählt, üblicherweise auf seiner eigenen Infrastruktur.

Jeder Anbieter, der Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs verarbeitet, und die Garantie für diese Übermittlung sind im Register oben aufgeführt: OVHcloud, Google Workspace, Anthropic und GitHub. Unsere Geschäftsbedingungen unterliegen dem Recht von England und Wales.

Wir unterstützen Verantwortliche dabei, Anträge betroffener Personen auf Wahrnehmung ihrer Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch) innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat zu beantworten. Anfragen zu Daten, für die wir verantwortlich sind, richten Sie bitte an gdpr@rodmena.co.uk.