Traitement des données

RODMENA en tant que responsable du traitement

Pour ce site web et notre propre correspondance commerciale, comme indiqué dans notre Politique de confidentialité.

RODMENA en tant que sous-traitant

Lorsque nous exploitons ou prenons en charge des systèmes détenant les données personnelles de vos utilisateurs dans le cadre d’un contrat, les travaux sont régis par un Accord sur le traitement des données signé (article 28 UK GDPR).

Rôle

Un sous-traitant agissant pour le client du système de gestion de l’apprentissage, qui est le responsable du traitement. Les clauses de l’article 28 figurent sur la page Accord sur le traitement des données.

Ce qui est traité

L’identifiant de l’apprenant fourni par le système du client, sous la forme d’un compte xAPI composé d’une page d’accueil et d’un nom, ainsi que les enregistrements d’apprentissage qu’un cours envoie, y compris les résultats et les scores. Les identifiants de type adresse électronique sont refusés.

Mode de conservation

Les données de chaque client sont séparées par des règles que la base de données applique. Les identités des apprenants, les statements xAPI et les identifiants stockés sont chiffrés par l’application avant leur stockage. Les identifiants des apprenants sont stockés sous forme de jetons à clé accompagnés d’une copie chiffrée que l’application peut récupérer, et les adresses IP des clients ne sont jamais stockées.

Conservation

Par locataire et selon le contrat. Les valeurs par défaut sont de 1 095 jours pour les enregistrements et les corps de déclarations, configurables jusqu’à un jour.

Flux facultatifs

Tout en interne à RODMENA, sans nouveau sous-traitant ultérieur. Lorsqu’un client l’active, les documents d’état enregistré et de préférences de l’apprenant, qui peuvent contenir tout ce qu’un cours stocke, y compris des réponses en texte libre, sont copiés dans un seul sens vers le RODMENA LRS et y sont supprimés avec l’original ou à l’expiration de la durée de conservation. Sur demande, les déclarations xAPI sont recoupées avec la copie du LRS pour le dossier de preuves. Les déclarations que cmi5 écrit lui-même peuvent porter la signature xAPI de RODMENA, supprimée avec la déclaration à l’expiration de la durée de conservation ou lors de l’effacement.

Webhooks

Envoyés uniquement vers les points de terminaison HTTPS que le client enregistre, signés avec HMAC-SHA256, portant des identifiants que le client détient déjà et des horodatages. Aucun identifiant d’apprenant et aucun enregistrement d’apprentissage n’est envoyé. Les événements sont conservés pendant 30 jours.

Effacement

Les enregistrements d’un apprenant sont pseudonymisés dans cmi5 immédiatement, la copie de leurs documents vers le LRS est interrompue et les copies existantes sont supprimées, et l’effacement est confié au RODMENA LRS avec un reçu enregistré, de sorte qu’une seule demande atteint les deux systèmes. Après une restauration de base de données, chaque effacement est réappliqué à partir d’enregistrements scellés conservés en dehors de la base de données, comme étape de la procédure de restauration. Le motif enregistré pour celui-ci est une référence de ticket ou un code, jamais un texte libre concernant une personne.

Retour et suppression

En vertu de l’article 28, paragraphe 3, point g), l’export d’un client n’est exécuté qu’après approbation par une seconde personne. Il est chiffré avec la clé propre du client et comporte un manifeste signé des tables que le client possède. À la fin du contrat, les données du client sont supprimées et le client reçoit un certificat de suppression signé et horodaté qui énumère ce qui a été supprimé et ce qui est conservé pour l’audit (la chaîne d’audit à détection d’altération et ses ancrages). Les sauvegardes et les journaux suivent leur propre durée de conservation, et les données du LRS disposent de leur propre transmission d’effacement.

Emplacement

Le même niveau de base de données indiqué ci-dessus, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne, sans aucun autre transfert. Les packages de cours et les enregistrements d’effacement sont chiffrés sur notre hôte avant d’être téléversés vers le stockage objet.

RODMENA est établie au Royaume-Uni. Nos propres systèmes et leurs données sont hébergés dans Royaume-Uni, France et Allemagne. Certains fournisseurs figurant au registre traitent des données ailleurs : Irlande, États-Unis et autres localisations Google. Les déploiements clients s’exécutent là où le client le choisit, le plus souvent sur l’infrastructure propre du client.

Chaque fournisseur qui traite des données en dehors du Royaume-Uni, ainsi que la garantie applicable à ce transfert, est indiqué dans le registre ci-dessus : OVHcloud, Google Workspace, Anthropic et GitHub. Nos Conditions sont régies par le droit de l’Angleterre et du pays de Galles.

Nous aidons les responsables de traitement à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) dans le délai légal d’un mois. Les demandes portant sur les données dont nous sommes responsables du traitement doivent être adressées à gdpr@rodmena.co.uk.